Oleh : Hendri Hendarsah (ASN MTs Negeri 2 Kota Tasikmalaya)
PELAYANAN administrasi di madrasah merupakan bagian yang tak terpisahkan dari seluruh kegiatan pendidikan. Kegiatan administrasi bertujuan untuk memberikan dukungan kepada kegiatan yang bersifat akademis. Dalam peningkatan mutu madrasah peran pelayanan administrasi menjadi penting dan perlu mendapatkan perhatian dari seluruh komponen yang terlibat dalam pengembangan madrasah. Pada madrasah, pelayanan administrasi dan akademik merupakan bagian yang banyak bersentuhan dengan siswa termasuk proses belajar mengajar, sehingga dalam era persaingan saat ini, pelayanan administrasi menjadi salah penentu keberhasilan rekrutmen siswa. Apabila pelayanan yang diterima siswa tidak memperhatikan dimensi-dimensi pelayanan, maka siswa tidak akan puas dengan pelayanan yang diberikan di madrasah.
Oleh karena itu, peningkatan kompetensi manajemen tata usaha madrasah sesuai dengan perkembangan iptek yang semangkin pesat merupakan suatu keniscayaan. Peran kepala madrasah dan kepala urusan tata usaha sangat penting dalam meningkatkan pengelolaan ketatausahaan madrasah. Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik, layanan administrasi menyangkut pembelajaran dapat berjalan dengan baik juga. Untuk itu diperlukan staf tata usaha yang profesional dan kompeten dibidangnya. Pengelolaan ketatausahaan sangatlah penting, dan kepala madrasah sebagai pimpinan tertinggi mempunyai tugas untuk melakukan pengelolaan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pelaksanaan, dan pengawasan ketatausahaan di madrasah.
Madrasah tidak akan berfungsi jika tidak ada sesuatu yang membuatnya berfungsi. Dalam pendidikan madrasah harus mempunyai unsur-unsur yang meliputi administrasi madrasah, jenis-jenis dalam administrasi madrasah tersebut masing-masing mempunyai fungsi, hubungan, dan ketergantungan dengan komponen-komponen lainnya. Jenis-jenis tersebut meliputi : (1) Administrasi peserta didik, (2) Administrasi tenaga kependidikan, (3) Administrasi kurikulum, (5) Administrasi sarana dan prasarana, (6) Administrasi keuangan, (7) Administrasi kemitraan dengan masyarakat, (8) bimbingan dan pelayanan khusus.
Menurut Terry ( 2012:1), dalam bukunya Dasar-Dasar Manajemen, bahwa pengelolaan merupakan pelaksanaan dari suatu kegiatan, suatu kegiatan adalah manajemen, sedangkan pelaksananya disebut manajer atau pengelola. Terry dalam Danim (2010:25) Proses pengelolaan mencakup empat tahap, yaitu Planning (perencanaan), Organizing (mengorganisasikan), Actuating (pengerahan), dan Controlling (pengawasan).
The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja. Menurut C. Turney dalam Suharsaputra (2010:8) menyebutkan bahwa terdapat lima fungsi pengelolaan ketatausahaan “Planning (perencanaan), communicating (berkomonikasi), organizing (pengorganisasian), motivating (pemberian motivasi), and controlling (pengawasan).
Problematika Layanan Administrasi Madrasah
Menurut Daryanto (2014:107) Pelayanan pada dasarnya adalah kegiatan yang ditawarkan kepada konsumen atau pelanggan yang dilayani, yang bersifat tidak berwujud dan tidak dapat dimiliki. Sejalan melaksanakan pelayanan yang dijanjikan dengan tepat dan terpercaya. Namun dalam kenyataannya layanan di madrasah dihadapkan kepada berbagai persoalan, antara lain;
Pertama dalam perencanaan ketatausahaan yaitu keterbatasan jumlah personel dalam menghimpun data yang diperlukan bagi perencanaan, sehingga waktu yang diperlukan relatip lama, walaupun mereka bekerja sangat bagus, tetap tidak terjangkau ke semua bidang.
Kedua dalam pengorganisasian ketatausahaan. Kendala dalam pengorganisasian ketatausahaan yaitu kurangnya pemahaman tentang tugas pokok dan fungsi dari personel tata usaha hingga terjadi benturan pekerjaan. Job description yang kurang dipahami, sehingga terjadi benturan pekerjaan.
Ketiga kendala dalam pengarahan ketatausahaan. Kendala dalam pengarahan ketatausahaan yaitu kurang adanya komunikasi antara sesama pegawai tata usaha, komunikasi kadang tidak berjalan, sering terjadi miss komunikasi.
Keempat Kendala dalam Pengawasan ketatausahaan. Kendala dalam pengawasan ketatausahaan kurangnya kedewasaan berfikir dan mengaku atas kesalahan, dalam audit internal, susah membuat kesepakatan waktu, merasa sungkan teman sendiri yang mengaudit.
Upaya Solutif
Adapun upaya untuk memecahkan problematika diatas, antara lain; Pertama dengan menambah personel PNS yang sesuai dengan kualifikasi pendidikan, sehingga bisa menghemat pengeluaran keuangan serta penambahan ruangan. Dalam hal perencanaan, sebelum membuat draf perencanaan terlebih dahulu membuat langkah-langkah dalam membuat perencanaan diantaranya: (1) menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai dari masing-masing layanan administrasi, (2) meneliti masalah atau pekerjaan yang akan dilakukan dari masing-masing layanan administrasi, (3) merumuskan bagaimana masalah itu akan dipecahkan dan pekerjaan akan diselesaikan dari masing-masing layanan administrasi. Setelah langkah-langkah perencanaan barulah selanjutnya proses penyusunan tujuan, sasaran dan anggaran dalam layanan administrasi serta kebutuhan sarana dan prasarana. Dalam perencanaan hendaknya memberikan alokasi dana untuk biaya penambahan kualitas dan kuantitas serta sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh ketatausahaan.
Kedua dengan memberikan tugas yang sesuai dengan kualifikasi pendidikan, dan diberikan pelatihan ketatausahaan. Dalam memberikan layanan administrasi akademik sudah tergambar secara jelas dalam struktur organisasi madrasah serta tugas dan fungsi ketatausahaan sudah sesuai dengan visi dan misi madrasah. Setiap pegawai harus memahami dan menerima tujuan tersebut. Begitu juga dalam penempatan pegawai dilaksanakan berdasarkan asas terbuka, bebas, obyektif, serta adil, dan setara tanpa diskriminasi. Penambahan jumlah pegawai didasarkan hasil analisis beban kerja dan analisis jabatan dengan jenjang pendidikan yang berlatarbelakang sesuai dengan tugasnya, sehingga dalam pembuatan konsep-konsep administrasi lebih profesional.
Ketiga mengenali dengan baik seluruh pegawainya, kemudian menempatkan bawahan pada pekerjaan yang sesuai dengan minat, kemampuan dan keahlian serta kesenangannya. Memberikan penghargaan kepada personel yang berprestasi. Dalam memberikan pengarahan ketatausahaan dilakukan secara langsung kepada staf atau melalui forum diskusi. Sistem hubungan komunikasi yang dilakukan dalam meningkatkan layanan administrasi akademik adalah sistem komunikasi langsung artinya tidak ada pembatasan dalam memberikan pengarahan langsung tatap muka, keterbukaan dan musyawarah.
Keempat upaya untuk mengatasinya adalah dengan pembinaan karakter yang baik, dengan saling silaturrahim dan sering di ikutsertakan dalam berbagai pelatihan ketatausahaan dan membuat jadwal audit internal. Pengawasan dilakukan secara langsung dan tidak langsung, secara langsung dilakukan melalui kegiatan pengawasan ditempat jika ada kesalahan langsung dibetulkan sekaligus melakukan tindakan koreksi. Sedangkan pengawasan tidak langsung dapat melalui kebijakan-kebijakan, surat edaran, pemberian instruksi melalui surat edaran. Menerapkan reward and punishment secara jelas dengan membuat aturan yang mudah dipahami oleh pegawai tata usaha, memberikan penghargaan kepada pegawai teladan dan berprestasi.
Dukungan dari semua stakeholder madrasah sangatlah penting, sehingga dengan hadirnya ketatausahaan yang profesional di madrasah memberikan kontribusi yang signifikan dalam memajukan madrasah yang hebat dan bermartabat. SEMOGA
