Oleh: Bahrul Ulum Udin (Mahasiswa Jurusan : Akuntansi Fakultas : Ekonomi dan Bisnis Universitas : Muhammadiyah Malang)
DI ERA GEMPURAN globalisasi persaingan bisnis yang semakin ketat sebuah perusahaan berlomba-lomba untuk unggul dalam setiap aktivitasnya. Dengan adanya persaingan tersebut setiap perusahaan dituntut untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitasnya dalam perusahaan. Pengoptimalan biaya operasional dapat dilakukan dengan menerapkan sistem akuntansi yang tepat. Salah satunya yang terpenting adalah terkait sistem pengeluaran kas. Sistem ini menangani pengeluaran Kas yang terjadi secara rutin pada suatu perusahaan. Sistem pengeluaran kas pada perusahaan sangat penting untuk dicermati karena dalam sistem ini banyak mengeluarkan kas untuk membeli, hingga membayar biaya-biaya, sehingga jika tidak diperhatikan maka akan sangat berpengaruh terhadap cashflow perusahaan.
Siklus Pengeluaran
Perusahaan organisasi yang secara sadari didirikan oleh satu atau lebih orang yang aktivitas utamanya dapat berupa produksi dan distribusi dengan tujuan untuk memperoleh laba (profit oriented). Sebuah perusahaan dibangun dengan visi dan misi sebagai alat atau cara dan targetyang akan dicapai. Dalam menjalankan bisnis atau usaha untuk memperoleh laba, perusahaan melakukan aktivitas-aktivitas yang dapat berkaitan dengan produksi, operasional, dan sebagainya dan melakukan pengeluaran (pengorbanan) terhadap aset untuk menghasilkan laba ataupun aset yang lebih banyak.
Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait secara terus menerus, yang berhubungan dengan pengeluaran aset yang dapat berupa Kas , Persediaan, dan akun lainnya.
Siklus Pengeluaran Kas
Kas merupakan salah satu dari beberapa aset penting yang bersifat sangat liquid (cair) dan berperan penting dalam semua aktivitas dan juga terhadap perkembangan perusahaan. Kas terbagi menjadi 2 jenis: Kas kecil, dan Kas / Kas Bank .
Kas Kecil biasanya digunakan dalam aktivitas dengan penggunaan dana yang tidak terlalu besar dan bersifat rutin seperti pembelian perlengkapan kantor, dll. Sedangkan Kas / Kas Bank digunakan saat transaksi yang digunakan relatif besar ketika tidak memungkinkan untuk menggunakan Kas Kecil, transaksi yang dapat dilakukan dengan Kas /Kas Bank seperti transaksi pembelian persediaan, penerimaan Kas dari pendapatan/ piutang dan juga pendanaan yang bisa berupa kewajiban maupun penerbitan saham, investasi, dan aktivitas lainnya.
Siklus pengeluaran dapat diartikan sebagai sekumpulan aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam aktivitas bisnisnya yang utamanya adalah operasional dan juga pemrosesan informasi yang berhubungan dengan bisnis secara terus menerus, yang berhubungan dengan pengeluaran Kas untuk tujuan pembelian persediaan, pembelian aset, investasi, pembayaran biaya operasional serta pembayaran barang dan jasa, dan lainnya.
Sistem Pengendalian Internal Kas
Menurut (Hery, 2011:87) dalam penelitiannya, sistem pengendalian intern terdiri atas kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan kepastian yang layak bagi manajemen, bahwa perusahaan telah mencapai tujuan dan sasarannya.
Tujuan pengendalian intern menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization) (Anastasia & Lilis, 2010:83).
- Efektivitas dan efisiensi operasi.
- Reliabilitas pelaporan keuangan.
- Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang ada.
Model COSO adalah salah satu model pengendalian internal yang banyak digunakan oleh para auditor sebagai dasar untuk mengevaluasi, mengembangkan pengendalian intern (Gondodiyoto, 2007:267). COSO menyebutkan bahwa terdapat lima komponen pengendalian intern, yaitu lingkungan pengendalian, penentuan resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan atau pemantauan (Anastasia & Lilis, 2010:83).
Pengendalian Internal Kas Pada Yamaha Dau Motor
Yamaha Dau Motor merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa yang menyediakan beberapa pelayan jasa untuk memperbaiki permesinan motor, salah satu pelayanan jasanya adalah penggantian sparepart motor. Perusahaan ini beralamat di Jl. Raya Jetis No.9, Jetis, Mulyoagung, Kec. Dau, Kabupaten Malang, Jawa Timur. Dalam praktek usahanya Yamaha Dau Motor menggunakan sistem akuntansi. Banyaknya aktivitas transaksi pengeluaran yang dilakukan oleh Yamaha Dau Motor ini mewajibkan perusahaan untuk mengembangkan sistem akuntansi yang baik. Karena banyaknya transaksi pengeluaran maka juga perlu adanya pemeriksaan pengeluaran yang perlu dilakukan guna memastikan apakah benar pengeluaran yang terjadi sesuai dengan aktivitas laporan yang ada, karena sistem pengeluaran mencangkup sifat Kas yang likuid dan sangat mudah disalahgunakan.
Mahasiswa Program Studi Akuntansi UMM, Bahrul Ulum Udin dan Tim yang terdiri dari 4 anggota mahasiswa: 1. Ervin Nadhifa, 2. Dyan Firatih, 3. Widyastuti, 4. Windy Ariyanti, dalam penugasan Audit Substantif terjun langsung ke lapang (Yamaha Dau Motor) untuk melakukan observasi dan wawancara terkait Audit pada siklus pengeluaran khususnya untuk akun Kas . Pada saat dilakukannya observasi dan wawancara terhadap staff akuntan yang bertugas, diketahui bahwa perusahaan ini menggunakan sistem pengendalian terhadap Kas yang cukup baik untuk meminimalisir fraud yaitu dengan sistem setor rutin Kas setiap akhir jam kerja setiap harinya. Sedangkan pembelian lebih sering menggunakan sistem utang sehingga pengeluaran Kas biasanya hanya untuk membayar utang dan reimbursement, meskipun terkadang juga membeli sparepart secara tunai.
Sistem setor Kas rutin adalah sistem pengendalian yang cukup efektif diterapkan untuk semua usaha, utamanya usaha yang memiliki cabang. Dalam penerapannya di Yamaha Dau Motor, Kas yang didapat dari aktivitas usaha setiap sore harinya akan langsung direkap dan kemudian disetor ke rekening induk usaha UMM. Hal ini sangat efektif diterapkan pada usaha, dengan sistem ini, fraud terhadap Kas seperti lapping, penggelapan Kas , dan kecurangan Kas lainnya akan dapat diminimalisir karena dalam sistem ini mengharuskan transaksi Kas untuk direkap setiap harinya, dan Yamaha Dau Motor tidak menyimpan penerimaan Kas dari pendapatan karena penyetoran penerimaan Kas ke induk usaha dilakukan secara rutin, sehingga fraudster akan kesulitan mencari celah untuk melakukan penggelapan Kas maupun kecurangan lainnya.
Pengeluaran Kas di Yamaha Dau Motor secara umum berkaitan dengan transaksi pembelian sparepart dan juga penyetoran uang rutin ke induk usaha, selain itu juga transaksi pembayaran utang usaha, pembayaran reimbursment, pembayaran gaji, dan transaksi lainnya.
Pembelian sparepart dilakukan dengan lebih sering secara utang. Utang pembelian sparepart ini biasanya menggunakan jatuh tempo pendek dengan dalam beberapa hari seperti, 5 hari, 10 hari atau 15 hari setelah barang diterima tergantung dari kebijakan supplier. Pembelian juga dilakukan secara tunai kepada toko di daerah Malang untuk barang yang bersifat mendadak ketika dibutuhkan dan stock di bengkel sedang kosong. Biasanya pembelian secara tunai langsung dibayar tidak lebih dari 1 hari dengan melalui siklus pengeluaran Kas sesuai kebijakan perusahaan.
Pembayaran utang terhadap supplier dilakukan dengan mengisi formulir pengeluaran Kas secara lengkap meliputi keterangan transaksi, dibayarkan kepada siapa, nominal transaksi, tanggal, dan diotorisasi bagian accounting, setelah bagian accounting menyetujui, diperlukan otorisasi dari kepala bengkel, jika disetujui maka transaksi dapat dilanjutkan dan bagian accounting akan mencatat Jurnal pengeluaran Kas untuk pembayaran utang dengan mendebit utang usaha dan mengkredit akun Kas Bank . Prosedur Pengeluaran Kas untuk pembelian secara tunai hampir sama dengan siklus pengeluaran Kas untuk pembayaran utang hanya saja untuk pencatatan Jurnal dilakukan dengan mendebit akun Sparepart dan mengkredit akun Kas Bank.
Sistem otorisasi untuk pengeluaran kas ini merupakan salah satu dari sistem pengendalian internal yang menjadi wajib untuk diterapkan pada saat ini. Hal ini sejalan dengan prinsip COSO (Committee of Sponsoring Organization), yaitu aktivitas pengendalian. Dengan adanya otorisasi pejabat terkait, maka aktivitas pengeluaran kas akan terkontrol karena setiap akan mengotorisasi pejabat terkait seperti akuntan maupun kepala bengkel harus mengecek kebenaran transaksi yang akan dilakukan baru menyetujuinya. Selain itu pejabat terkait juga bisa menolak memberikan otorisasi untuk pengeluaran jika setelah dicek ternyata transaksi yang akan dilakukan tidak terlalu penting untuk keberlangsungan usaha.(*****
